Programas

Munch Galindo y García Martínez

Concepto: Un esquema en donde se establece la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

La elaboración técnica de un programa debe apegarse al siguiente procedimiento:

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas.
2. Ordenar cronológicamente la realización de las actividades.
3. Interrelacionar las actividades, es decir, determinar que actividad debe realizarse antes de otra, que actividades se dan simultáneamente, y por último, que actividades deben efectuarse posteriormente.
4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración.
   

La gráfica más comúnmente utilizada para un programa, es la gráfica de Gantt. Su uso e interpretación estará de acuerdo con el criterio que se utilice, con el grado de profundidad, y con el tipo de actividad a que se refiera.

El éxito de un programa es directamente proporcional a la habilidad de jerarquizar las actividades de acuerdo con su grado de importancia y a su ejecución en cuanto a la fecha de inicio y terminación de cada actividad.

Clasificación

1) Tácticos. Son aquellos que se establecen únicamente para un área de actividad.
2) Operativos. Son aquellos que se establecen en cada una de las unidades o secciones de las que consta un área de actividad.

En síntesis, los programas, ya sean tácticos y operativos, son parte de una estructura compleja y por lo tanto es necesario que se den a conocer y que se informen cada una de sus partes, ya que determinados programas se subordinan y afectan a otros, y todos se interrelacionan con el plan general de la organización.

Importancia

• Suministran información e indican el estado de avance de actividades.
• Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control.
• Identifican a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad.
• Determinan los recursos que se necesitan.
• Disminuyen los costos.
• Orientan a los trabajadores sobre las actividades que deben realizar específicamente.
• Determinan el tiempo de iniciación y terminación de actividades.
• Se incluyen únicamente las actividades que son necesarias.
• Evitan la duplicidad de esfuerzos.

Lineamientos para elaborar un programa

• Deben participar en su formulación, tanto el responsable del programa como aquellos que intervendrán en la ejecución.
• La determinación de los recursos y el período para completarlo, deben estar relacionados con las posibilidades de la empresa.
• La aprobación del desarrollo y ejecución del programa, debe comunicarse a todos aquellos que estén involucrados en él.
• Debe ser factible.
• Evitar que los programas se interpongan entre si.
• Deben establecerse por escrito, graficarse, y ser precisos y de fácil comprensión.
• El programa debe ser adaptable a las modificaciones o cambios que se presenten; así mismo, debe considerar las consecuencias que operarán en el futuro.